<分會會務公告>2017NCGR年鑑收發調查表與可能原因釋疑

<分會會務公告>2017NCGR年鑑收發調查表與可能原因釋疑

調查期間:2017年05月10日-05月18日

Google調查表單網址:已另寄電郵通知。

親愛的會員朋友們,您們好!
針對近期有會員朋友反應從未收到從美國總會寄發的NCGR年鑑、或是時有收到、時未收到的狀況,台灣分會決定做一全面性的調查,以作為爭取會員權益的依據,懇請您於20170513日以前協助回覆此調;若您是在發刊後加入會員的,那麼是不會收到之前發刊的年鑑,但還是請您協助回覆調查,以便讓我們可以同時確認您的電子郵件無誤;若您所在地之網路無法連接Google,那麼請以電郵文字回覆到 info@tw.ncgr.asia 給我們即可。
 
本次調查之年鑑期刊範圍是:

  1. NCGR Geocosmic Journal-2016春季號 (黑色封面)
  2. NCGR Research Journal-2016秋季號 (灰色封面)
  3. NCGR Geocosmic Journal-2017.01 冬季號 (紅色封面)

收不到年鑑的可能原因與誤解

首先,我僅以台灣分會創會會長之職,代表美國NCGR占星研究協會 總會,向過去應收到卻未收到年鑑的會員朋友致上歉意,希望透過本次調查之後,能夠與總會協調較萬全的辦法、以保障我們會員的權益,但同時,也希望能夠透過此封電郵,向會員朋友們說明收不到年鑑的可能原因,並且釐清種種可能的誤解。 會員之所以收不到年鑑,有以下幾點可能:

  1. 新會員是在發刊後加入會員的,那麼當然就不會收到加入之前所發行的年鑑。
  2. 美國總會的會員資料庫未能及時更新、或有疏漏。
  3. 美國總會所委外、負責印刷寄送的廠商所造成的疏漏。
  4. 某部分地區之寄送遭當地海關沒收、或當地郵務人員疏失。
  5. 會員在加入會員時所填寫的英文地址有誤。

本次調查即是針對第2點、第3點與第5點所做的進一步調查,而實際原因我們必須等候這次調查結果出來後,才能夠有一個較為客觀的判斷,並研擬解決的辦法。

而針對一般較容易有的誤解,我將盡力做以下說明:

1. 總會會員資料庫與印刷廠「寄送名單」之間至少2個月的期間差

NCGR年鑑都是由美國NCGR總會委託印刷廠直接印刷寄出,並不會透過各地分會做寄送的動作,因此,從美國總會「交付印刷」、到廠商「實際寄出」的這段流程中,「時間」與「名單」的掌控將直接影響會員是否能夠收到年鑑。

每一期年鑑「交付印刷」之前3-5個月、總會志工人員會進行邀稿、編輯、設計、打樣等種種準備工作,在「交付印刷」時,與廠商談定「印刷量」、並請廠商提供「包含郵寄與服務費」在內的「報價」;而「交付印刷」後,廠商這邊至少需經過1個月的時間,才能完成印刷與發送,因此,在總會會員資料庫的即時狀態、與廠商之間的「寄送名單」就會產生至少2個月的「期間差」,也就是說,在這段期間加入NCGR的新會員,是不會收到當期年鑑的。

2. 各地分會與總會的會員資料庫的即時性

除了「台灣分會」,其他所有包含美國境內境外之各地分會是無法即時掌握最新會員名單的,此一狀態造成各地分會連自己分會有新加入會員也不知道、或是因無法確認其會員身分而造成聯繫互動上的困難,此事、在最近一次NCGR會長會議中也有分會會長提出,也就是說,若按照美國總會目前所制定的加入會員流程與管理會員名單的方式,那麼各地分會需要等待至少1.5個月以後,才會收到總會寄送的會員名單,也才會知道自己分會的新會員有誰?會員資格已到期的有誰?而這些已經涉及到會員活動通知應該通知誰?誰能享有會員優惠等種種會務管理與公平性的問題。

而「台灣分會」在創會後約四個月就已經發現此一現象,在經過種種輕重緩急的衡量後,最後與總會協調制定出台灣分會專屬的「加入會員通道」,也就是新加入會員的會費直接透過Paypal繳納美國總會,但填寫會員資料時,是在台灣分會的網站,並且以中文介面完成填寫,而台灣分會系統收到後,會同步轉譯一份英文版寄送美國總會,如此,台灣分會的新加入會員就能夠立即享有參與會員專屬活動與優惠的資格,而美國總會也不會漏接新加入會員的資訊;

除此之外,關於如何能夠再次地確保美國總會的會員資料庫時時保有台灣分會的最新會員資料,台灣分會目前的作法是在每個月25-30日之間,無論是否有新會員加入,都會將最新的會員名單寄送美國總會執行秘書,並再次特別標註過去一個月內新加入的會員;而美國總會方面也會依照過去的模式,將總會資料庫內的會員名單以每隔1.5個月(有時2個月)寄送台灣分會會長以供核對。

3. 為何美國總會需要1.5個月以上才能發出確認的會員名單?

    a. 全球會員人數近2000人,但總會志工人力有限
    b. 總會的加入會員流程有多種管道,造成管理上的複雜度

目前NCGR全球會員人數接近2000人,但總會在處理會員相關事務的志工僅有3人- 會費收支1人、會員名單1人、系統管理1人,而每個月同時間約有150名新加入會員或續約會員的資料需要處理,其加入管道除了總會網站上的電子形式之外,在美國當地尚有以文件郵遞、傳真繳交會員申請表,並且以銀行轉帳或支票支付會費等,其狀況相當繁瑣複雜,如果是一般營利公司,要管理這些資料或許並非難事,但NCGR是一個占星學術社團組織,所有志工人員的本業都是專業占星師,都是以私人時間為組織理念無償奉獻服務,因此以1.5個月的週期而論,這已經是各志工在「盡己所能」中最快速的成果了,因此,這部分只能請會員朋友多多體諒、並給予最大的支持。

4. 但年鑑是我們繳交會費,就像是我們購買應得的東西啊!

沒錯,「年鑑」是NCGR組織對於支持該組織理念的會員朋友們的一種承諾與回饋,屬於會員權益之一,關於這點,美國總會絕對有心達成,而美國總會對於遲遲沒有收到年鑑的會員朋友除了感到非常抱歉,也非常感謝會員朋友們所給予的體諒與支持,但我個人、以近十年身為NCGR會員,以引進NCGR理念的心願、以台灣分會創始會長之職、以居於美國總會與台灣分會會員間的橋樑來說,除了盡力盡責代表各位向美國總會爭取會員權益之外,在面對台灣分會會員朋友們這一方,也想表達幾句公道話:

「年鑑」並非會員購買的「商品」,因為對美國總會而言,發行紙本年鑑期刊根本是毫無利益可圖,特別以寄送美國以外地區而論,一年2-3次發行期刊,光郵寄費就已經佔掉50美元,更遑論所投入的人力時間以及印刷費用,若非為了堅持與發揚NCGR理念,誰願意做這種賠本生意呢?

而同樣的道理,台灣分會每個月的「會員專屬免費線上讀書會」並非美國總會規定海外分會這麼做,從來也不是台灣分會所推銷的「商品」,在NCGR組織體系中,包括日本分會、土耳其分會、墨西哥分會…,沒有任何分會從美國總會收取任何一分一毫營運資金,但其中只有「台灣分會」的會務老師們願意基於理念認同與心意,以私人時間、每個月輪流來協助年鑑的導讀,其目的就是為了真正落實「發揚NCGR理念」。

NCGR並非臉書社團,它是美國四大占星組織之一,也是占星學近代史上重大變變革之初,最具代表性的學術組織,所提倡的是「以科學的方法研究占星」,各位願意加入會員,就已經代表各位願意支持這項理念,並且在網媒訊息與謬論充斥的年代,成為支持這股清流的代言人之一,我想這才是「年鑑」的意義。

話雖如此,我仍會代表各位盡力向總會爭取會員應有的權益,總會也絕不會迴避,因此,才需要各位儘快回覆過去幾期年鑑的收發狀況。

依照目前初步的判斷,幾位沒有收到年鑑朋友都確實在會員名單上,因此,極有可能是印刷廠商疏漏所造成,但我們仍需要各位會員朋友儘速回覆,以便讓美國總會了解實際狀態、並且進一步對印刷廠提出要求與監督。

以上,感謝各位會員朋友們的耐心配合與協助。

敬祝安康

瑪碁斯
台灣分會 會長
美國NCGR占星研究協會

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